企業の事業拡大などに伴って会社名や事業目的などの定款変更を行った際には、法務局での登記申請が求められます。
本記事では、定款変更の登記申請の手順と期限について解説します。

定款変更に伴う商業登記申請の手順

定款変更に伴う商業登記登記申請を行う手順は次のとおりです。

• 株主総会における特別決議の実施
• 変更内容を反映した議事録の作成
• 法務局に対する期限内の申請手続き

それぞれについて確認していきましょう。

株主総会における特別決議の実施

会社名や事業目的など大切な項目に関する定款変更を行うためには、株主総会を開催する必要があります。
これらの変更は経営の根幹に関わるため、役員だけの判断で内容を書き換えることは法律上認められていません。
原則として議決権の過半数を持つ株主が出席し、その3分の2以上の賛成を得る特別決議が必要です。
一部の株主が変更に反対した場合であっても、この要件を満たしていれば法的に有効な決議として成立します。

変更内容を反映した議事録の作成

株主総会で定款変更が承認された後は、決議された内容を正確に記録した株主総会議事録を作成します。
この議事録はいつどこで会議が開かれ、どのような内容がどのくらいの賛成割合で可決されたのかを証明する大切な書面です。
議長や出席した役員が内容を確認し、署名または記名押印を行うことで公式な記録としての効力を持つことになります。
法務局で登記の申請を行う際には、この議事録が必須の添付書類として扱われるため不備のないように仕上げる必要があります。
もし記載内容に誤りや抜け漏れがあると法務局で受理されないおそれがあり、後日になって決議が無効であると主張されるトラブルの原因になりかねません。
誰が見ても経緯が明確にわかるような客観的で正確な議事録を作成することが大切です。

法務局に対する期限内の申請手続き

議事録などの準備が完了した後は、本店所在地を管轄する法務局に対して商業登記変更申請手続きを行います。
この申請は株主総会で定款変更の効力が発生した日から、原則として2週間以内に行わなければなりません。
期限を過ぎてから申請を行った場合、裁判所から代表者個人に対して過料という金銭的なペナルティが科されるおそれがあるため注意が必要です。
また、変更する項目に応じた登録免許税を正しく納付し、正確に作成された申請書と添付書類を窓口へ提出することが求められます。
書類の記載に少しでも不備があると修正の対応を指示され、結果として2週間という短い期限を過ぎてしまう要因となるため、慎重に進めることが大切です。

まとめ

定款変更に伴って会社名や事業目的などの大切な項目を書き換える場合は、株主総会での特別決議と正確な議事録の作成が必要です。
また効力の発生から2週間以内という短い期間で、法務局に対する登記の申請手続きを正確に完了させなければなりません。
定款変更に伴う商業登記の申請手続きについて不安や疑問をお持ちの際には、司法書士への相談をご検討ください。